Sehr geehrte Kunden, sehr geehrte Ansprechpartner,

wie viele Andere bleiben die Mitarbeiter der defensIT derzeit zuhause. Dennoch halten wir den Kontakt untereinander und zu Ihnen aufrecht durch Telefon, Videokonferenz und Home-Office.

Wenn auch in Ihrem Unternehmen Home-Office betrieben werden soll, weisen wir darauf hin, dass folgende Regelungen beachtet werden müssen:

• Es dürfen nur Geräte und Software des Unternehmens im Home-Office verwendet werden. Das gilt sowohl für den Laptop / PC als auch für Speichermedien, wie bspw. USB-Sticks.
• Alle Beschäftigten sind verpflichtet, alle sie oder ihre Tätigkeit betreffenden Richtlinien oder Anweisungen im Umgang mit personenbezogenen Daten auch bei der Arbeit im Home-Office einzuhalten. Dies gilt insbesondere für Vorgaben, die die Sicherheit personenbezogener Daten betreffen.
• Mögliche Datenpannen sind unverzüglich der Geschäftsleitung und dem Datenschutzbeauftragten zu melden. Eine Datenpanne liegt insbesondere vor, wenn die Annahme besteht, dass die Datensicherheit, insbesondere die Vertraulichkeit von Daten, gefährdet sein kann, sowie wenn Dritte möglicherweise unbefugt Zugriff oder Zugang zu personenbezogenen Daten haben oder hatten.
• Die Speicherung von Daten und Arbeitsergebnissen hat, soweit möglich, grundsätzlich auf den Servern Ihres Unternehmens stattzufinden.
• Wenn eine direkte Speicherung auf den Servern nicht möglich ist, müssen die Daten und Arbeitsergebnisse vorübergehend auf einem verschlüsselten Datenträger gespeichert werden und sobald es geht auf einen Server verschoben werden, damit diese von den Backups erfasst werden.
• Beschäftigte müssen sicherstellen, dass keine unbefugten Personen, auch keine Familienmitglieder, Zugang zu den Daten des Unternehmens haben.
• Beschäftigte müssen beim Verlassen des Home-Office-Arbeitsplatzes unverzüglich eine Bildschirmsperre aktivieren, die nur mit einem Passwort aufgehoben werden kann.
• Besonders schutzbedürftige Informationen sollten nach Möglichkeit nur an Orten im Home-Office verarbeitet werden, die von Dritten nicht einzusehen sind. Sollte dies nicht möglich sein, muss der Mitarbeiter einen Ort wählen, der gewährleistet, dass der Bildschirm nicht von Dritten eingesehen werden kann.

Uns ist natürlich bewusst, dass in der aktuellen Krise garantiert nicht alle diese Maßnahmen ad hoc vollständig erfüllt werden können. Trotzdem empfehlen wir so gut es eben geht auf eine Umsetzung zu achten, damit Sie rechtssicher bleiben.

Genauere Regelungen und Details zu diesem Thema können wir gerne gemeinsam besprechen und, wenn sich die Situation etwas beruhigt hat, sauber umsetzen.

Gemeinsam werden wir diese schwierige Situation meistern.

Die defensIT ist auch in diesen Tagen im Rahmen ihrer Möglichkeiten für Sie und Ihre Fragen da.

Bleiben Sie gesund!

Ihr defensIT Team